1. Contexte et Champ d’application

La protection des renseignements personnels est importante pour Zone Évolution S.E.N.C.. La présente Politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels (« Politique ») adoptée en vertu du cadre juridique applicable à Zone Évolution S.E.N.C. précise les pratiques quant à la gouvernance des renseignements personnels que nous détenons.

La présente politique s’adresse à l’ensemble du personnel de Zone Évolution S.E.N.C.. Elle s’applique à tous les renseignements personnels détenus par Zone Évolution S.E.N.C., y compris ceux dont la conservation est assurée par un tiers, quel que soit le support sur lequel ils sont conservés, et ce, de leur collecte à leur destruction. En ce sens, la présente politique s’applique également aux personnes avec qui Zone Évolution S.E.N.C. fait affaire dans le cadre d’un mandat ou d’un contrat de service.

Par « renseignement personnel », nous entendons tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

2. Rôles et responsabilités du personnel de l’entreprise à l’égard des renseignements personnels

2.1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Chez Zone Évolution S.E.N.C., la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est assurée par M. Sébastien Frigon, ostéopathe et copropriétaire.

Le responsable de la protection des renseignements personnels a pour responsabilité de veiller au respect et à la mise en œuvre des politiques et pratiques encadrant la gouvernance de Zone Évolution S.E.N.C. à l’égard des renseignements personnels que nous détenons, et ce, afin de répondre aux exigences découlant du cadre juridique applicable en la matière.

À ce titre, il doit, entre autres :

• Veiller à assurer le respect et la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ;
• Veiller à l’application de la présente Politique ;
• Être consulté lors de l’évaluation du risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité ;
• Tenir les registres de communications de renseignements personnels, incluant en cas d’incident de confidentialité ;
• Être consulté à toute étape d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en lien avec un projet visant un système d’exploitation ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels ;
• Répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels et, le cas échéant, aux demandes de rectification. Il doit aussi prêter assistance au demandeur à comprendre la décision de lui refuser – en tout ou en partie – l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel ;
• Répondre aux demandes de la Commission d’accès à l’information.

2.2. Personnel administratif

• Notre personnel administratif [réceptionniste] peut, dans l’exercice de ses fonctions, avoir accès aux renseignements personnels détenus par Zone Évolution S.E.N.C.. À ce titre, le personnel doit :
• Respecter les règles que nous avons adoptées quant à la protection des renseignements personnels, et ce, tout au long de leur cycle de vie ;
• N’accéder qu’aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions ;
• Informer le responsable de la protection des renseignements personnels de tout incident ou tentative d’incident lié à la protection des renseignements personnels détenus par Zone Évolution S.E.N.C.;
• Participer aux activités de formation et de sensibilisation mises à leur disposition par Zone Évolution S.E.N.C..

3. Protection des renseignements personnels

La protection des renseignements personnels tient une place importante au sein de Zone Évolution S.E.N.C. et, nous prenons les mesures nécessaires pour faire en sorte que l’ensemble des personnes œuvrant au sein de Zone Évolution S.E.N.C. adopte une attitude responsable tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.

À ce titre, Zone Évolution S.E.N.C. s’assure :

• De ne collecter que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses activités ;
• D’informer les personnes auprès de qui des renseignements personnels sont collectés des finalités de la collecte ;
• D’obtenir le consentement des personnes concernées quant à l’utilisation et la communication à des tiers de leurs renseignements personnels ;
• D’utiliser et de communiquer les renseignements personnels que dans les limites prescrites par le cadre juridique applicable en la matière ;
• De prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels compte tenu de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support ;
• De prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes dont les renseignements personnels sont visés par un incident de confidentialité et éviter qu’un incident de même nature ne se produise ;
• De prendre des mesures raisonnables afin de respecter les exigences en matière de conservation et de destruction des renseignements personnels.

4. Demande d’accès ou de rectification des renseignements personnels

Si une personne souhaite connaître les renseignements personnels que Zone Évolution S.E.N.C. détient sur elle ou encore si elle veut procéder à une rectification de ceux-ci, elle doit s’adresser, par écrit ou par courriel, au responsable de la protection des renseignements personnels (à l’attention de M. Sébastien Frigon) à l’adresse suivante : 511, rue Vachon, suite 202, Trois-Rivières (Qc), G8T 8P6, ou par courriel au : Cliniquezoneevolution@gmail.com.

5. Plainte relative à la protection des renseignements personnels

Advenant le cas où une personne souhaite déposer une plainte quant à la protection que Zone Évolution S.E.N.C. accorde aux renseignements personnels que nous détenons, celle-ci peut le faire en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse suivante : cliniquezoneevolution@gmail.com, ou par la poste à l’adresse suivante 511, rue Vachon, suite 202, Trois-Rivières (Qc), G8T 8P6.

• La plainte doit minimalement contenir les éléments suivants :
• Identification du plaignant : nom, coordonnées téléphonique et/ou électronique ;
  Objet et motif de la plainte – la plainte doit suffisamment être précise, dans le cas contraire le responsable de la protection des renseignements personnels pourra communiquer avec le plaignant pour obtenir toute information supplémentaire afin d’être en mesure d’évaluer la plainte.

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit, avec diligence et au plus tard dans les 14 jours qui suivent la réception de la plainte traiter celle-ci et informer le plaignant des conclusions de celles-ci.

6. Mise à jour de la Politique

Zone Évolution S.E.N.C. veille à réviser la présente Politique tous les ans ou plus rapidement lors de modifications législatives.